Oleh: Ahmad Fauzi, S.Pd. (Arsiparis Ahli Madya)
Meulaboh – UTU | Di tengah laju tuntutan akan transparansi dan efisiensi tata kelola pendidikan tinggi, peran lembaga kearsipan di perguruan tinggi seringkali terlewatkan. Padahal, keberadaan mereka sangat vital. Arsip bukanlah sekadar tumpukan dokumen usang dari masa lalu, melainkan aset informasi strategis yang bernilai tinggi, pondasi kuat untuk perencanaan masa depan sebuah institusi.
Perguruan tinggi, sebagai lembaga yang dinamis dalam setiap gerak akademis, administratif, sosial, dan budaya, menghasilkan jejak dokumentasi yang tak terhitung jumlahnya. Lembaga kearsipan berperan sebagai penjaga memori institusi, mengelola dan merawat semua jejak ini sebagai ingatan kolektif. Bayangkan, mulai dari akta pendirian universitas, peraturan rektor, naskah pidato ilmiah, hasil penelitian, hingga catatan prestasi mahasiswa—semuanya adalah bagian tak terpisahkan dari sejarah kampus. Tanpa pengelolaan arsip yang baik, ingatan kolektif ini bisa sirna, terlupakan oleh generasi mendatang.
Lebih dari itu, lembaga kearsipan adalah benteng legalitas dan keaslian dokumen. Ijazah, transkrip nilai, surat keputusan, laporan keuangan, atau notulen rapat—semua adalah bukti hukum yang keasliannya harus dijaga. Dalam konteks audit, penyelesaian sengketa hukum, atau bahkan akreditasi, arsip yang sah dan terverifikasi sangatlah krusial. Lembaga kearsipan memastikan setiap dokumen memenuhi prinsip keaslian, integritas, keandalan, dan kemudahan akses, menjadikannya alat bukti yang valid di mata hukum.
Peran lembaga kearsipan juga tak bisa dipisahkan dari upaya mendukung tata kelola yang transparan dan akuntabel. Salah satu pilar utama tata kelola perguruan tinggi adalah akuntabilitas. Dengan arsip yang tertata rapi, pimpinan universitas, auditor, bahkan masyarakat umum (sesuai Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik) dapat mengakses data yang relevan dan terpercaya. Ini secara langsung meningkatkan kredibilitas dan kepercayaan terhadap institusi perguruan tinggi.
Di lingkungan akademik, arsip memiliki nilai ilmiah yang tinggi. Peneliti dan mahasiswa seringkali membutuhkan dokumen historis, data statistik, atau laporan kegiatan untuk kajian ilmiah mereka. Lembaga kearsipan memfasilitasi akses terhadap data-data tersebut, menjadikannya bagian tak terpisahkan dari ekosistem manajemen pengetahuan di perguruan tinggi. Mahasiswa pascasarjana yang meneliti sejarah kampus, kebijakan pendidikan, atau perbandingan kurikulum sangat bergantung pada ketersediaan arsip institusi.
Tanpa sistem kearsipan yang memadai, perguruan tinggi juga berisiko tinggi kehilangan informasi penting dan menghadapi risiko hukum. Kelalaian, bencana, atau kesalahan teknis bisa menyebabkan kerugian besar, baik secara administratif maupun hukum. Hilangnya data alumni atau dokumen akreditasi, misalnya, dapat menjadi bencana reputasi dan finansial. Lembaga kearsipan yang profesional menetapkan prosedur klasifikasi, penyimpanan, dan pemulihan arsip untuk mencegah hal-hal tersebut, termasuk menerapkan strategi cadangan dan keamanan data digital.
Seiring perkembangan teknologi, perguruan tinggi dituntut untuk beradaptasi dengan transformasi digital dan inovasi, beralih ke sistem kearsipan elektronik (e-arsip). Ini menuntut lembaga kearsipan untuk menyesuaikan diri, agar mampu mengelola arsip dalam bentuk digital, sambil tetap menjaga autentikasi dan keamanan data. Pembentukan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) adalah bagian tak terpisahkan dari modernisasi perguruan tinggi di era Industri 4.0 dan Society 5.0.
Terakhir, namun tak kalah penting, keberadaan lembaga kearsipan adalah bentuk kepatuhan terhadap regulasi nasional. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mewajibkan setiap lembaga, termasuk perguruan tinggi, memiliki sistem kearsipan yang memadai dan memenuhi standar nasional. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pun telah mengeluarkan pedoman teknis dan standar pengelolaan arsip. Kepatuhan ini bukan hanya sekadar kewajiban, melainkan indikator keseriusan pimpinan perguruan tinggi dalam menjaga tata kelola kelembagaan yang baik.
Melihat betapa krusialnya peran lembaga kearsipan, sudah saatnya kita memberikan perhatian lebih serius terhadap keberadaan dan pengembangan mereka di setiap perguruan tinggi. Mereka adalah penjaga ingatan, penjamin legalitas, fasilitator pengetahuan, dan pelindung masa depan institusi pendidikan kita. [HUMAS]
Editor: Yuhdi F. | Foto: Istimewa.
